クラウドファイル共有サービス：Share Point Onlineとは

　今回は、Microsoft製品の中から、クラウド上でファイルやドキュメントの保管と共有ができるShare Point Online(以下、SPO)を利用するメリットをご紹介致しま
す。SPOはファイル管理機能だけでなく、ウェブページの作成やタスクリストの作成などの多くの機能を搭載していますが、今回はその中から一番多く利用されるファイル管理機能のみをピックアップしてご紹介致します。
 

SPOを利用する4つのメリット

1.どこからでもファイルを利用できる

　ファイルが保管される場所は、DropboxやGoogle Driveと同じようにクラウド上に存在するサーバーとなります。インターネットに繋がる環境であれば、パソコン、携帯電話、タブレット端末からいつでも利用することができます。保存できる基本容量は1テラバイトとなっており、ドキュメントだけでなく、ファイルサイズが大きい動画や画像ファイルでも十分に保管できるサイズが確保されています。画像は、ブラウザ上でフォルダ内のファイルが一覧表示された状態の例です。
 

2.使用するユーザー毎にアクセス権限を設定できる

　フォルダ毎にアクセスできるユーザーを管理できるため、特定の人や、特定の部署だけがアクセスできるファイルを作成して運用することができます。そのため、社内で安全にファイルの共有が可能です。

3.エクセルやワードファイルをスムーズに利用できる

　SPOはMicrosoftの製品ということもあり、同じMicrosoft製品のExcelやWordなどのファイルとの親和性が非常に高いです。特にファイルを開いたり編集する場合に、シームレスに作業を行うことができるので、余計な手間がかかりません。

4.バックアップ機能も万全

　間違えてファイルを消した場合でも、90日以内であれば復元することができます。また、バージョン管理機能にも対応しており、例えばWordファイルを間違えて変更して保存してしまった場合でも、画像のように一覧から過去のファイルを選択すれば変更前のファイルを開いて復元することができます。
 

 

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